Solución para la Gestión Electrónica de la Estafeta Digital
Sietech para la gestión electrónica de la estafeta de entrada (también conocida como gestión de Mail Room), está basada principalmente en la cumplimentación de procedimientos y formularios electrónicos que desembocan en la solicitud o petición de registros sobre paquetes de información, datos o documentos (e inclusive paquetes físicos) para que sean distribuidos a lo largo y ancho de la Organización de nuestro cliente.
Utilizamos un flujo de distribución interno dentro de la solución, que nos permite vincular la solicitud de un emisor con la recepción de un coordinador. El flujo de trabajo también permite al coordinador asignar tareas al personal, para recopilar documentos para la solicitud, establecer temporizadores de proceso y correo electrónico de tareas y plazos.
Se define un registro de entrada para todo documento físico o electrónico y se transforma en cualquier caso en un documento electrónico que permite a los coordinadores realizar un seguimiento de todas las solicitudes, sin recurrir a un sistema manual; a partir de ahí, se puede informar sobre la carga de trabajo, el número de solicitudes, el tiempo de procesamiento y el tiempo de aceptación.
Los registros o documentos serán entregados en un paquete electrónico por correo electrónico, para su recepcion por parte del remitente.
La solución realiza un seguimiento y almacena toda la información que rodea una entrega, por lo que cada vez que surge una auditoría, es fácil demostrar que el registro se ha realizado y hay completitud de la traza completa de la entrega.
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